GoBD – was muss ich beachten?
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) wurden vom Bundesfinanzministerium entwickelt und erstmals im November 2014 veröffentlicht. Sie traten zum 1. Januar 2015 in Kraft und ersetzen seitdem die früheren Regelungen wie die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme). Ziel der GoBD ist es, klare Vorgaben für die ordnungsgemäße elektronische Buchführung und Archivierung zu schaffen.
Um dies GoBD einzuhalten, sind bestimmte Maßnahmen erforderlich.
Hier eine detaillierte Übersicht mit praktischen Beispielen:
1. Verfahrensdokumentation
Jedes Unternehmen muss genau beschreiben, wie es elektronische Belege erfasst, bearbeitet und archiviert. Diese Verfahrensdokumentation dient als Nachweis bei Betriebsprüfungen und sollte regelmäßig aktualisiert werden, insbesondere bei Änderungen in den Prozessen oder verwendeten Systemen.
- Praktisches Beispiel:
Ein mittelständisches Unternehmen beschreibt in seiner Verfahrensdokumentation, wie Eingangsrechnungen gescannt, mit einer OCR-Software (Texterkennung) verarbeitet und anschließend in einem revisionssicheren Archiv gespeichert werden. Die Dokumentation enthält:- Verantwortlichkeiten (z. B. wer scannt und prüft).
- Verwendete Software und deren Funktionsweise.
- Regelungen zur Sicherung und Löschung von Daten.
2. Unveränderbarkeit der Daten
Elektronische Belege dürfen nach ihrer Erfassung nicht mehr verändert werden. Um sicherzustellen, dass alle Änderungen nachvollziehbar sind, müssen Systeme eine Protokollierung (Audit-Trail) bieten.
- Praktisches Beispiel:
Ein Handwerksbetrieb verwendet ein Buchhaltungsprogramm, das jede Änderung an einer Rechnung automatisch protokolliert. Wenn ein Fehler korrigiert wird, bleibt die ursprüngliche Version gespeichert, und die Änderung wird in einem Änderungsprotokoll festgehalten.
3. Aufbewahrungsfristen
Elektronische Belege müssen 6 bzw. 10 Jahre lang aufbewahrt werden, je nach Art des Dokuments (z. B. Buchungsbelege oder Steuerunterlagen). Sie müssen während dieser Zeit jederzeit zugänglich und lesbar sein. Lesbar bedeutet, dass auch System bzw. Software zur Verfügung stehen muss, in der die Dateien geöffnet werden können, obwohl diese Software selbst vom Markt verschwunden ist.
- Praktisches Beispiel:
Ein Einzelhändler archiviert seine Rechnungen in einem Cloud-System. Dabei stellt er sicher, dass die Daten regelmäßig auf neue Formate migriert werden, falls das ursprüngliche Format (z. B. alte Software) nicht mehr unterstützt wird.
4. Zugriffsmöglichkeiten
Bei Steuerprüfungen muss das Unternehmen den Finanzbehörden Zugriff auf die digitalen Unterlagen gewähren. Dies kann durch direkten Zugriff, Datenträgerüberlassung oder einen Datenexport erfolgen.
- Praktisches Beispiel:
Ein Onlinehändler exportiert auf Anfrage der Finanzbehörden seine Buchhaltungsdaten im vorgeschriebenen GDPdU-Format und übergibt sie auf einem USB-Stick. Der Export erfolgt mit wenigen Klicks über die Buchhaltungssoftware.
5. Revisionssichere Archivierung
Alle elektronischen Belege müssen so archiviert werden, dass sie nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden können. Dabei sind manipulationssichere Speicherorte und Verschlüsselung wichtig.
- Praktisches Beispiel:
Ein Dienstleistungsunternehmen verwendet eine revisionssichere Archivlösung, bei der Belege automatisch mit einem Zeitstempel versehen und verschlüsselt gespeichert werden. Eine Änderung der Daten ist nur durch autorisierte Personen möglich und wird vollständig protokolliert.
6. Sicherstellung der Lesbarkeit
Während der gesamten Aufbewahrungsfrist müssen elektronische Belege in einem Format vorliegen, das weiterhin lesbar ist. Standardformate wie PDF/A sind besonders geeignet.
- Praktisches Beispiel:
Ein Steuerberater wandelt alle elektronischen Dokumente (Rechnungen, Verträge) in das PDF/A-Format um und speichert sie in einem Archivsystem. So bleibt die Lesbarkeit auch bei Softwareänderungen gewährleistet.
7. Regelmäßige Überprüfungen
Unternehmen sollten ihre Buchhaltungsprozesse und Systeme regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den GoBD-Anforderungen entsprechen. Dies gilt insbesondere nach Software-Updates oder Änderungen in den Abläufen.
- Praktisches Beispiel:
Ein IT-Dienstleister führt halbjährlich interne Audits durch. Dabei wird überprüft, ob alle elektronischen Belege korrekt erfasst und archiviert wurden und ob die Verfahrensdokumentation noch aktuell ist.
8. Schulungen und Verantwortlichkeiten
Mitarbeitende, die mit Buchhaltung und Belegverarbeitung zu tun haben, sollten regelmäßig geschult werden. Zudem ist es wichtig, klare Verantwortlichkeiten im Unternehmen festzulegen.
- Praktisches Beispiel:
Eine Buchhaltungsabteilung organisiert jährliche Schulungen für ihre Mitarbeitenden. Themen sind dabei die GoBD-Vorgaben, der Umgang mit der verwendeten Software und die Protokollierung von Änderungen. Zusätzlich wird eine Person als GoBD-Beauftragte/r benannt.
