Definition:

Eine elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, wird oft falsch definiert. Einfach gesagt, ist eine E-Rechnung eine digitale Rechnung, die standardisiert und maschinenlesbar ist. Alle Daten sind in einem elektronischen Format gespeichert, und es gibt keine Papier-Version. Was das Ganze schwierig gestaltet bzw. warum viele Unternehmer verunsichert sind, ist die Definition des Begriffes. Denn vor 2025 war die Definition einer E-Rechnung anders, als die Definition die ab 2025 gilt.

Definition der E-Rechnung bis zum 31.12.2024:
Bis Ende 2024 wurde eine E-Rechnung allgemein als eine digitale Rechnung verstanden, die elektronisch erstellt wurde. Darunter verstand man die Formate .pdf, .xlsx, .doc, .jpeg, .tiff, .xml usw. Diese konnten per E-Mail verschickt und empfangen werden, ohne groß Aufsehen zu erregen. Lediglich benötigte man einen PDF-Reader (z. B. Adobe), Microsoft-Office-Programme oder einen Browser. Bei Bedarf konnte die Rechnung auch 1:1 ausgedruckt werden.

Definition der E-Rechnung ab dem 01.01.2025:
Nun ist durch das Wachstums-Chancengesetz eine neue, rechtlich verbindliche Definition für E-Rechnungen eingeführt worden. Diese neue Definition präzisiert die bisherigen Regelungen. Eine E-Rechnung basiert nun immer auf einem XML-Format, das in erster Linie der maschinellen Verarbeitung dient. Einfache Formate wie oben aufgeführt sind nach der Definition nach keine E-Rechnungen mehr.
In Deutschland werden zwei zentrale Formate für elektronische Rechnungen genutzt: die X-Rechnung und das ZUGFeRD-Format bzw. PDF/A. Beide Formate entsprechen den Vorgaben der EN 16931.

E-Rechnungen: was muss ich tun?

Zunächst einmal definieren wir die Rechnungsempfänger.

Rechnungen an Behörden (B2G – Business to Government)

Sofern Unternehmen mit Behörden bzw. öffentlichen Einrichtungen arbeiten, müssen diese bereits seit 2020 ZUGFeRD oder X-Rechnungen verschicken (und evtl. auch empfangen). Papierrechnungen werden von Behörden nicht mehr angenommen, nicht verarbeitet, nicht bezahlt.

Rechnungen an Unternehmen (B2B – Business to Business)

Für Rechnungen zwischen Unternehmen wird die E-Rechnung Schritt für Schritt zur Pflicht.
Ab dem 1. Januar 2025 sieht das Gesetz aber lediglich vor, dass Ihr Unternehmen in der Lage sein muss, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten (lesen zu können).
Sie können sich hier mit Ihren Lieferanten einigen, welches Format (ob ZUGFeRD oder X-Rechnung) künftig genutzt werden soll. Für die Archivierung hat sich in der Praxis bewährt ein eigenes E-Mail-Postfach wie rechnungen@ oder invoice@ zu führen.

Falls Sie eine ZUGFeRD-Datei vom Lieferanten erhalten und Ihre Buchhaltung für E-Rechnungen noch nicht optimal funktioniert, ist es Ihnen in der Übergangszeit noch erlaubt, das ZUGFeRD-PDF auszudrucken und analog zu bearbeiten. Das gleiche gilt für X-Rechnungen, die Sie durch einen Viewer lesen. Beachten Sie hier allerdings die GOBD-Regeln. Diese ursprünglichen Dateien müssen revisionssicher bei Ihnen bzw. im System gespeichert werden.

Die gesetzliche Pflicht zum Versand von E-Rechnungen wird für Unternehmen ab 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab 2027 und ab dem 1. Januar 2028 vollumfänglich für alle gelten.

Die Welt unterscheidet sich häufig zwischen gesetzlich verpflichtend und im Handel übliche Herangehensweisen. Viele große Unternehmen/Konzerne haben bereits völlig auf E-Rechnungen umgestellt und bitten bzw. verlangen häufig von ihren Lieferanten (in diesem Fall von Ihnen) E-Rechnungen zu übermitteln.
Natürlich können Sie weiterhin noch Rechnungs-PDFs per E-Mail oder Papier-Rechnungen mit der Post verschicken, allerdings möchte ich Sie darauf aufmerksam machen, dass die Empfänger dann häufig die Zahlungsziele nicht einhalten werden da sie selbst vor Ort Ihre Rechnung in ein E-Rechnungsformat umarbeiten müssen. Da dies zu Mehraufwendungen bei diesen Unternehmen führen wird, könnten die Zahlungen bei Ihnen später als gedacht eingehen und Sie selbst könnten in Liquiditätsproblemen kommen. Hier wäre es auf jeden Fall ratsam, auch den Versand bereits in ZUGFeRD- bzw. X-Rechnungsformat zu erbringen, obwohl Sie vom Gesetz her nicht dazu verpflichtet sind.

Rechnungen an Privatpersonen (B2C – Business to Costumer)

Für Privatkunden (z. B. bei Online-Shopping oder Dienstleistungen) bleibt vieles wie bisher. Hier besteht keine Pflicht zur E-Rechnung, aber Unternehmen können sie freiwillig nutzen. In der Regel werden weiterhin PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen erlaubt sein.

Zusammenfassung

• B2G: E-Rechnung ist verpflichtend.
• B2B: E-Rechnungsempfang ist verpflichtend. E-Rechnungsversand wird zur Pflicht, auch die Meldepflicht wird kommen.
• B2C: keine Pflicht zur E-Rechnung, freiwillige Nutzung möglich.
  
  

Wie sehen E-Rechnungen in der Praxis aus?

Die ZUGFeRD-Datei kommt wie ein PDF daher. Sie können es öffnen und sehen auf der ersten Ebene ein PDF, ähnlich dargestellt wie Sie es aus der Vergangenheit kennen.
Neu ist, dass auf der zweiten Ebene der Datei eine „programmierte Seite in .xml“ eingebettet ist. Dieses .xml listet die Rechnungsinformationen nach EN 16931. Sofern Sie diese zweite Ebene öffnen, sehen Sie einen Quelltext. Sieht für uns Laien aus wie ein Blocktext und ist etwas schwer zu lesen.

Bei X-Rechnungen verhält sich die Ansicht schon schwieriger, da es hier nur die „programmierte Seite“ und keine PDF-Ansicht gibt. Um X-Rechnungen lesen zu können, benötigen Sie spezielle Software oder Tools, da X-Rechnungen ausschließlich in einem maschinenlesbaren XML-Format vorliegen.

Durch den Einsatz von Visualisierungsprogrammen kann der XML-Datensatz allerdings auch für den Menschen lesbar dargestellt werden. Hierzu gibt es Open-Source-Lösungen am Markt aber auch käuflich zu erwerbende Tools. Auch wir bei Geld-Handwerk arbeiten an einem einfachen Visualisierungstool, das wir in Kürze online stellen werden.

Sofern Sie Buchhaltungsprogramme nutzen wie SAP, DATEV, Lexware usw. sind hier seit Dezember 2024 bereits Tools integriert, die das Empfangen und Lesen sowie das Versenden von E-Rechnungen ermöglichen.

Doch Vorsicht ist geboten. Bitte verlagern Sie nicht Ihren Posteingang in die Buchhaltung, nur weil die Buchhalter eine Software nutzen, die E-Rechnungen verarbeiten kann. Das könnte zu Unmut bei den Mitarbeitern führen und Ihre Tätigkeiten-Organisation im Unternehmen durcheinander bringen.

Gefahren bei E-Rechnungen

Windige Betrüger werden sicher bald auf die Idee kommen, eine ZUGFeRD-Datei zu erstellen mit einer Rechnung auf der oberen Ebene, und einer Rechnung mit höherem Betrag auf der zweiten Ebene im xml-Format. Daher wird es durchaus wichtig für Unternehmen, dass diese Dateien auf identischen Inhalt geprüft werden. Hierzu wird es von uns Geldhandwerkern demnächst einen Software-Download geben.

Was bedeutet GoBD?

Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Diese Regeln wurden vom Bundesfinanzministerium 2014 und 2019 festgelegt.

Die GoBD geben vor, was bei der elektronischen Buchhaltung zu beachten ist. Dazu gehören zum Beispiel Vorschriften zur Erfassung, Bearbeitung und Archivierung elektronischer Belege. Das ist auch wichtig für elektronische Rechnungen (E-Rechnungen). Diese müssen ebenfalls die Vorgaben der GoBD erfüllen, damit sie ordnungsgemäß sind.

Hier können Sie in einem separaten Blogbeitrag mehr über GoBD erfahren.

Was ist eigentlich PDF/A?

PDF/A ist ein spezielles Format für digitale Dokumente, das für die Langzeitarchivierung entwickelt wurde. Es sorgt dafür, dass Dateien auch nach vielen Jahren noch lesbar sind, unabhängig von Software- oder Hardwareänderungen.

Merkmale von PDF/A:

1. Eingebettete Inhalte
   • Alle Schriften, Bilder und andere Ressourcen sind in der Datei eingebettet. Dadurch bleibt das Dokument vollständig und unabhängig von externen Quellen.
2. Keine aktiven Inhalte
   • Funktionen wie Audio, Video, JavaScript oder externe Links sind nicht erlaubt. Diese Einschränkung sorgt für mehr Sicherheit und Stabilität.
3. Standardisierte Farben
   • Es wird ein festgelegter Farbstandard verwendet, um sicherzustellen, dass Farben überall gleich dargestellt werden.
4. Einschränkungen bei Verschlüsselung
   • PDF/A-Dokumente dürfen nicht verschlüsselt werden, damit sie jederzeit zugänglich bleiben.
5. Meta-Daten
   • PDF/A unterstützt die Speicherung von Meta-Daten (z. B. Titel, Autor, Erstellungsdatum), um die Dokumente besser auffindbar zu machen.

Versionen und Standards:

PDF/A gibt es in verschiedenen Versionen, die für unterschiedliche Bedürfnisse entwickelt wurden:

• PDF/A-1: Die erste Version, geeignet für einfache Dokumente.
• PDF/A-2: Unterstützt neue PDF-Funktionen wie Ebenen oder eingebettete OpenType-Schriften.
• PDF/A-3: Ermöglicht die Einbettung zusätzlicher Dateien (z. B. XML), was nützlich für E-Rechnungen ist.

Wofür wird PDF/A genutzt?

• Archivierung von Dokumenten (z. B. Verträge, Rechnungen, Akten).
• Langzeitaufbewahrung von wichtigen Dateien in Unternehmen und Behörden.
• Revisionssichere Dokumentation, da das Format unveränderlich ist.

Fazit: PDF/A sorgt dafür, dass digitale Dokumente auch in Zukunft sicher lesbar bleiben. Es wird besonders in Bereichen verwendet, in denen rechtliche oder geschäftliche Anforderungen an die Archivierung bestehen.

Wozu das Ganze?

Von der EU-Richtlinie bis zum Wachstumschancengesetz – Einfach erklärt

Die Grundlage für die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung) wurde schon 2014 gelegt. Damals hat die EU mit der Richtlinie 2014/55/EU entschieden, dass bei öffentlichen Aufträgen nur noch E-Rechnungen verwendet werden dürfen.

In Deutschland wurde diese Regel ab 2020 umgesetzt. Das heißt, alle, die mit der öffentlichen Verwaltung zusammenarbeiten, müssen ihre Rechnungen elektronisch einreichen. Dafür wurden das E-Rechnungs-Gesetz und die E-Rechnungs-Verordnung eingeführt.

Die EU arbeitet weiter daran, die Digitalisierung voranzutreiben. Mit der Initiative VIDA (VAT in the Digital Age) will sie die Mehrwertsteuer-Regeln in Europa moderner machen und Steuerbetrug bei Geschäften über Ländergrenzen hinweg bekämpfen. Ein wichtiger Schritt ist, dass E-Rechnungen in Zukunft verpflichtend werden und ein EU-weites System für Meldungen eingeführt wird.

Schlussfolgerung:
Die Einführung der E-Rechnung soll den Austausch von Rechnungen einfacher und sicherer machen, vor allem im Geschäftsverkehr mit der öffentlichen Hand. Gleichzeitig wird die Digitalisierung genutzt, um Betrug zu verhindern und die Zusammenarbeit zwischen EU-Ländern zu verbessern.